Il Codice civile riservando solo pochi articoli alla materia condominiale, molto poco dice a proposito della tenuta della contabilità.
Le norme di legge infatti si limitano a stabilire che l'amministratore è tenuto al termine di ogni anno a rendere il conto della sua gestione all'Assemblea (art. 1130 ult. comma), che può essere revocato dall'Autorità Giudiziaria su ricorso di ogni condomino se per due anni non presenta il conto della gestione (art. 1129 3 comma), e che è compito dell'Assemblea approvare il preventivo delle spese occorrenti durante l'anno e la relativa ripartizione tra condomini, nonché il rendiconto annuale dell'amministratore e l'impiego del residuo attivo della gestione (art. 1135).
Al contrario per quanto invece previsto per le società o imprese commerciali, le cui scritture contabili devono seguire rigorose norme, per la redazione del bilancio condominiale, il legislatore ha evitato rigide formalità. E' evidente che ne trae vantaggio la semplicità, ma è altrettanto evidente che tale semplicità sia adatta soltanto ai condomini di ridotte dimensioni e non ai gradi complessi immobiliari.
IL RENDICONTO
Il rendiconto è il più importante biglietto da visita dell'amministratore. Attraverso infatti la presentazione del rendiconto vengono evidenziate le doti dell'amministratore in termini di puntualità, precisione, trasparenza.
Scopo della presentazione del rendiconto è dimostrare ai condomini come si è attuata la gestione, quali sono state le spese, in modo tale che si possa tenere sotto controllo l'operato dell'amministratore. Anche per quanto concerne il rendiconto, nulla viene precisato a proposito della forma e del luogo.
Forma. A proposito della forma, potrà utilizzare quella che a suo giudizio sia la migliore, attenendosi però a determinate regole per le quali è necessario che un rendiconto contenga tutte le voci relative alle entrate, compreso il fondo cassa all'inizio dell'esercizio, tutte le voci relative alle uscite, con allegati la ripartizione definitiva delle spese, la dimostrazione delle spese per gruppo, i crediti ed i debiti del condominio e se alcuni regolamenti prevedono la costituzione di fondi, l'amministratore oltre a rispettarne scrupolosamente la destinazione, deve darne annualmente conto, inserendo una quota di accantonamento nel preventivo relativo alla gestione del nuovo esercizio.
Luogo. Fino agli anni sessanta, parecchie sentenze erano concordi nel ritenere che la presentazione del rendiconto potesse farsi in assemblea. Tale teoria è stata però sovvertita da tutte le più recenti sentenze che hanno ritenuto più giusto, estendendo al condominio quanto previsto dall'art.1105 secondo cui "per la validità delle deliberazioni della maggioranza si richiede che tutti i partecipanti siano stati preventivamente informati dell'oggetto delle deliberazioni"
Questo significa che oltre alla convocazione, con all'ordine del giorno l'approvazione del rendiconto, è opportuno inviare copia del rendiconto stesso per poter ogni condomino prepararsi alla discussione, esaminare eventualmente le pezze giustificative che l'amministratore dovrà mettere a sua disposizione nei giorni precedenti l'assemblea, conoscere la situazione generale del condominio e verificare se la ripartizione corrisponde alle indicazioni fornite dall'assemblea o dai regolamenti.
Conto corrente condominiale.
E’ ormai opinione diffusa che l'amministratore possa aprire un conto corrente intestato collettivamente al condominio; è però opportuno che tale operazione sia decisa dall'assemblea.
È comunque evidente che l'amministratore non può versare le somme condominiali su un conto corrente personale, facendo propri gli interessi bancari, dal momento che il singolo condomino ha un diritto soggettivo a vedere versate le sue quote su un conto corrente intestato al condominio e non personalmente all'amministratore e a conoscere l'entità degli interessi che maturino in suo favore.
Non è infatti legittimo il comportamento dell'amministratore che fa affluire i versamenti delle quote condominiali sul suo conto corrente personale e non su quello del condominio secondo varie pronunce di Tribunali.
Codice fiscale
L’amministratore deve richiedere il codice fiscale dello stabile in condominio che amministra all'Ufficio distrettuale delle imposte dirette, in quanto questo deve essere esibito ed indicato in molte occasioni. Per far ciò deve presentare, oltre i suoi dati personali, anche il verbale dell’assemblea, da cui si evinca la sua nomina ad amministratore.
